Jak otworzyć biuro podróży: rejestr, zabezpieczenie finansowe i różnica między organizatorem a agentem

To poradnik, a nie porada prawna ani podatkowa. Konkretna sprawa idzie do księgowego albo do prawnika, a wysokość zabezpieczenia ustala się z gwarantem przed rozpoczęciem sprzedaży.

Krótka odpowiedź: wszystko zależy od tego, czy tworzysz imprezy turystyczne, czy tylko je sprzedajesz. Jeśli je tworzysz, jesteś organizatorem turystyki i potrzebujesz trzech rzeczy: wpisu do rejestru u marszałka województwa, zabezpieczenia finansowego na wypadek niewypłacalności i terminowych składek na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny. Jeśli sprzedajesz imprezy utworzone przez kogoś innego na podstawie umowy agencyjnej, jesteś agentem turystycznym i wpisu nie potrzebujesz.

Ta jedna różnica decyduje o tym, czy zaczynasz od gwarancji na kilkadziesiąt tysięcy euro, czy od umowy agencyjnej.

Organizator turystyki, agent turystyczny, przedsiębiorca ułatwiający nabywanie PUT

Ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych zna trzy role, a nie jedno „biuro podróży”. Definicje są w art. 4:

Uwaga na ostatni wiersz: obowiązek wpisu obejmuje nie tylko organizowanie imprez, lecz także ułatwianie nabywania powiązanych usług turystycznych (art. 22 ust. 2). Można więc wpaść w obowiązek rejestrowy, nie tworząc ani jednej imprezy.

Agent nie jest wolny od obowiązków, tylko ma inne. Artykuł 7 ust. 4 nakazuje mu: wykonywać działalność wyłącznie na rzecz organizatorów wpisanych do rejestru lub mających siedzibę w państwie członkowskim UE albo w państwie z art. 8 ust. 2, jednoznacznie wskazywać w umowie z podróżnym właściwego organizatora, którego reprezentuje, działać na podstawie ważnej umowy agencyjnej i realizować obowiązki informacyjne z załączników do ustawy.

Wpis do rejestru: gdzie, ile trwa, ile kosztuje

Organem właściwym jest marszałek województwa właściwy ze względu na siedzibę przedsiębiorcy turystycznego, a dla osoby fizycznej ze względu na adres zamieszkania (art. 23 ust. 1). Do tej działalności stosuje się przepisy Prawa przedsiębiorców o działalności regulowanej (art. 22 ust. 1).

Do wniosku dołącza się poświadczoną przez adwokata, radcę prawnego lub notariusza kopię albo oryginał gwarancji lub umowy z art. 7 ust. 2 pkt 1 do 3 oraz oświadczenie, którego treść ustawa podaje dosłownie: że dane we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą i że znasz oraz spełniasz warunki wykonywania działalności (art. 24 ust. 2).

Terminy są konkretne:

• marszałek ma 7 dni od wpływu wniosku z dokumentami na dokonanie wpisu (art. 24 ust. 4a);
• jeśli tego nie zrobi, a od wpływu wniosku upłynęło 14 dni, możesz rozpocząć działalność; nie dotyczy to sytuacji, w której marszałek wezwał cię do uzupełnienia wniosku nie później niż w 7 dni od jego otrzymania (art. 24 ust. 4b);
• zmianę danych wpisanych do rejestru zgłaszasz w 14 dni od dnia, w którym nastąpiła (art. 24 ust. 4d).

Opłaty podaje opis procedury „Wpis do rejestru organizatorów turystyki” na biznes.gov.pl: 355 zł opłaty skarbowej za wpis, 30 zł dla organizacji pożytku publicznego, 17 zł za zaświadczenie o wpisie, które jest nieobowiązkowe, i 17 zł od pełnomocnictwa, jeśli działasz przez pełnomocnika. Ta sama strona potwierdza, że agenci turystyczni wpisu nie potrzebują.

Rejestr jest jawny, z wyjątkiem adresu zamieszkania innego niż adres wykonywania działalności, adresu e-mail i numeru telefonu, a każdy może pytać o dane konkretnych przedsiębiorców (art. 24 ust. 6). Rejestr może być prowadzony w systemie obsługującym Centralną Ewidencję Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych (art. 24 ust. 8), czyli w systemie rejestrów publicznych w turystyce prowadzonym na turystyka.gov.pl.

Zabezpieczenie finansowe: cztery formy, jedna z nich tylko dla Polski

Artykuł 7 ust. 1 pkt 1 opisuje, co zabezpieczenie ma pokryć na wypadek niewypłacalności: koszty kontynuacji imprezy albo powrotu do kraju, w tym transportu i zakwaterowania, zwrot wpłat za niezrealizowaną imprezę oraz zwrot części wpłat za część, która nie została zrealizowana.

Artykuł 7 ust. 2 daje cztery sposoby wykonania tego obowiązku, przy czym czwarty jest obowiązkowy zawsze:

1. gwarancja bankowa albo gwarancja ubezpieczeniowa, zgodnie ze wzorem formularza i przepisami o minimalnej sumie gwarancji;
2. umowa ubezpieczenia na rzecz podróżnych;
3. umowa o turystyczny rachunek powierniczy i przyjmowanie wpłat wyłącznie na ten rachunek, ale tylko jeśli świadczysz imprezy lub ułatwiasz nabywanie PUT wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
4. terminowe wpłaty składek w należnej wysokości na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny.

Od 2026 r. ustawa pozwala też rozbić gwarancję na kilka: art. 7 ust. 2a dopuszcza więcej niż jedną gwarancję bankową lub ubezpieczeniową o jednostkowych sumach niższych od minimalnej, pod warunkiem że ich suma łączna jest nie niższa niż minimum, jeden z gwarantów jest wskazany jako podmiot z art. 16 ust. 2, a okresy się pokrywają. Artykuł 7 ust. 2b dodaje obowiązek informowania podróżnych o wszystkich obowiązujących gwarancjach i o tym, do kogo kierować roszczenia. Oba przepisy weszły w życie 1 lipca 2026 r.

O tym, jak liczy się kwotę gwarancji, jest osobny poradnik: gwarancja ubezpieczeniowa biura podróży.

Turystyczny Fundusz Gwarancyjny i drugi fundusz

TFG to wyodrębniony rachunek w Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym (art. 33 ust. 1), a środki TFG uruchamia się wtedy, gdy zabezpieczenia finansowe okażą się niewystarczające (art. 35 ust. 1). To druga linia, nie pierwsza.

Składka jest naliczana w wysokości nie wyższej niż 30 zł od każdego podróżnego z tytułu zawartej umowy albo każdej opłaconej usługi u przedsiębiorcy ułatwiającego nabywanie PUT (art. 36 ust. 1). Konkretne stawki, niższe od tego pułapu, ustala rozporządzenie.

Obok TFG działa Turystyczny Fundusz Pomocowy, utworzony art. 15kc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. On nie dotyczy niewypłacalności, tylko zwrotów dla podróżnych, gdy impreza nie odbyła się z powodu nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności uznanych komunikatem ministra (art. 15kc ust. 14). Składka na niego też nie może przekroczyć 30 zł od podróżnego (art. 15kc ust. 5).

Obowiązki, o których nikt nie mówi na starcie

To nie są formalności jednorazowe. Artykuł 7 ust. 1 i art. 37 ust. 1 nakładają rytm miesięczny:

Konsekwencje nie są teoretyczne. Marszałek województwa wydaje decyzję o wykreśleniu z rejestru i o zakazie wykonywania działalności na 3 lata w przypadku rażącego naruszenia warunków wykonywania działalności, na wniosek Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego, chyba że przed wydaniem decyzji przedsiębiorca spełni swoje obowiązki (art. 30 ust. 7 pkt 2 w brzmieniu od 2026 r.).

Jak otworzyć biuro podróży online

Nie ma lżejszego reżimu dla sprzedaży przez internet. Ustawa definiuje punkt sprzedaży jako ruchome lub stałe miejsce sprzedaży imprez lub PUT, „jak również strony internetowe sprzedaży lub podobne punkty sprzedaży online”, w tym przypadki, gdy strony te są przedstawiane podróżnym jako jeden punkt obsługi, oraz usługę dostępną telefonicznie (art. 4 pkt 11). Sklep internetowy jest więc punktem sprzedaży z pełnymi konsekwencjami.

Online łatwiej też nieumyślnie utworzyć imprezę turystyczną albo powiązane usługi. Art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. e mówi o powiązanych procesach rezerwacji online, w których przekazujesz innemu przedsiębiorcy imię i nazwisko podróżnego, adres e-mail i szczegóły płatności, a umowa z tym przedsiębiorcą zostaje zawarta najpóźniej 24 godziny po potwierdzeniu rezerwacji pierwszej usługi. Jeden przekierowujący link i jedno przekazanie danych wystarczą. Co z tego wynika, opisuje definicja imprezy turystycznej.

Jeśli siedziba jest poza Unią, a działalność kierujesz na Polskę, art. 8 ust. 1 i tak stosuje do ciebie art. 7 ust. 1 pkt 1 do 4 i ust. 2. Wyjątek z ust. 2 dotyczy państw, które na podstawie umowy z UE wdrożyły dyrektywę 2015/2302; ich listę minister udostępnia na stronie urzędu.

VAT: procedura marży

Podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku (art. 119 ust. 1 ustawy o VAT). Marża to różnica między kwotą, którą ma zapłacić nabywca, a faktycznymi kosztami nabycia towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty, czyli w szczególności transportu, zakwaterowania, wyżywienia i ubezpieczenia (ust. 2).

Dwie konsekwencje, które warto znać przed pierwszą fakturą. Nie masz prawa do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług nabytych dla bezpośredniej korzyści turysty (art. 119 ust. 4). A usługi turystyki są opodatkowane stawką 0 procent, jeżeli usługi nabywane dla bezpośredniej korzyści turysty są świadczone poza terytorium Unii Europejskiej, a przy świadczeniach mieszanych tylko w tej części (ust. 7 i 8), pod warunkiem posiadania dokumentów potwierdzających (ust. 9). W JPK_VAT usługi w procedurze marży oznacza się znacznikiem MR_T, a na fakturze umieszcza się wyrazy „procedura marży dla biur podróży”.

Co się zmieni

Dyrektywa (UE) 2015/2302, którą wdraża polska ustawa, została zrewidowana. Dyrektywa (UE) 2026/1024 z 29 kwietnia 2026 r. została opublikowana w Dzienniku Urzędowym UE 8 maja 2026 r., państwa członkowskie mają ją wdrożyć do 29 września 2028 r., a stosować od 29 marca 2029 r. (art. 3 ust. 1).

Niezależnie od tego polska ustawa zmieniła się już w 2026 r.: ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. (Dz. U. poz. 1006) dodała art. 47a i 47b o voucherze turystycznym. Jeśli minister właściwy do spraw turystyki wyda komunikat z art. 15kc ust. 14 ustawy covidowej, a impreza nie odbędzie się z powodu nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności, organizator może za zgodą podróżnego przyznać voucher o wartości nie niższej niż wpłacona kwota, ważny rok z możliwością przedłużenia o kolejny, objęty zabezpieczeniem finansowym obowiązującym w dniu zawarcia umowy. Niewykorzystany voucher oznacza zwrot wpłaty w terminie 14 dni.

Źródła

Ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, tekst jednolity ogłoszony obwieszczeniem Marszałka Sejmu z dnia 3 lipca 2026 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 925): art. 4, 5, 6, 7, 8, 22, 23, 24, 30, 33, 35, 36 i 37; tekst odczytany w serwisie Sejmu (api.sejm.gov.pl, ELI) 5 października 2026 r. Ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. o zmianie ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 1006), art. 47a i 47b, odczytana 5 października 2026 r. Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, tekst jednolity Dz. U. z 2025 r. poz. 764, art. 15kc, odczytany 5 października 2026 r. Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2026 r. poz. 1263, art. 119, odczytany 5 października 2026 r. Serwis podatki.gov.pl, broszury i odpowiedzi dotyczące JPK_VAT z deklaracją, w zakresie znacznika MR_T i wyrazów „procedura marży dla biur podróży”, sprawdzone 5 października 2026 r. Biznes.gov.pl, opis procedury „Wpis do rejestru organizatorów turystyki”, w zakresie organu, terminu 7 dni, opłat skarbowych i braku obowiązku wpisu dla agentów, odczytany 5 października 2026 r. System rejestrów publicznych w turystyce, turystyka.gov.pl, sprawdzony 5 października 2026 r. Dyrektywa (UE) 2026/1024 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2026 r., publikacja w Dz. Urz. UE 8 maja 2026 r., art. 3 ust. 1, odczytana w EUR-Lex 5 października 2026 r.

Czego tu nie ma, bo nie jest opublikowane: kosztu gwarancji u konkretnego gwaranta. Minimalna suma gwarancji wynika z rozporządzenia, ale składka, jaką weźmie za nią bank albo ubezpieczyciel, jest przedmiotem oferty i nie ma stawki urzędowej.

Przychód bez magazynu

Z rzeczy, które biuro może dołożyć do sprzedaży bez kupowania czegokolwiek z góry, najprostsza jest łączność podróżnego za granicą. Ten wydatek klient ponosi tak czy inaczej, na lotnisku albo w roamingu, a biuro sprzedaje go w momencie potwierdzania wyjazdu. Żadnych zapasów, żadnego sprzętu.

Jak to działa, pokazuje program dla biur podróży.

Szybkie odpowiedzi

Czy agent turystyczny musi mieć wpis do rejestru organizatorów turystyki?

Nie. Wpisu wymaga organizowanie imprez turystycznych i ułatwianie nabywania powiązanych usług turystycznych (art. 22 ust. 2 ustawy), a agent turystyczny sprzedaje imprezy utworzone przez organizatora na podstawie umowy agencyjnej (art. 4 pkt 9). Musi jednak działać wyłącznie na rzecz organizatorów wpisanych do rejestru, wskazywać w umowie reprezentowanego organizatora i mieć ważną umowę agencyjną (art. 7 ust. 4).

Ile trwa wpis do rejestru i ile kosztuje?

Marszałek województwa ma 7 dni od wpływu kompletnego wniosku (art. 24 ust. 4a), a jeśli wpisu nie dokona i minie 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność, o ile nie został wezwany do uzupełnienia wniosku (art. 24 ust. 4b). Opłaty skarbowe według biznes.gov.pl: 355 zł za wpis, 30 zł dla organizacji pożytku publicznego, 17 zł za zaświadczenie i 17 zł od pełnomocnictwa.

Jakie zabezpieczenie finansowe jest obowiązkowe dla biura podróży?

Jedna z form z art. 7 ust. 2: gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa, umowa ubezpieczenia na rzecz podróżnych albo umowa o turystyczny rachunek powierniczy, przy czym rachunek powierniczy jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy usługi świadczone są wyłącznie na terytorium Polski. Do tego zawsze dochodzą terminowe składki na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny, naliczane w wysokości nie wyższej niż 30 zł od podróżnego (art. 36 ust. 1).