For travel agencies
Guides for travel agencies, on your job and not on ours
Where the money actually comes from, what the rules ask of you, and what to do the week a client leaves. Every figure carries the source it came from, with the date we checked it.
26 guides, with the sources named
Margins and commissions
What each product pays, what is left after the non commissionable parts, and what an agency costs to keep open.
- How travel agents make money: commissions, fees and what is left overSuppliers pay the commission, clients pay the fees, and roughly 10% of a booking reaches the agency before splits. Where the money comes from today, with the sources and dates.
- Travel agent commission rates, product by productPublished rates for air, hotels, cruises, tours, car hire and insurance, what the effective rate is after non-commissionable components, and why your own rate differs.
- Travel agency ancillary revenue: what else you can sell to a client who has already bookedInsurance, transfers, excursions, car hire, service fees and connectivity. Which add-ons pay, what the published rates are, and how to offer them without turning into a salesperson.
- What it costs to run a travel agency: the bills in order of sizeStartup costs, accreditation and bonding, software, card fees and the overheads nobody invoices you for. Published figures with their sources, and an honest list of the prices no vendor will tell you.
- Quanto guadagna un'agenzia vendendo eSIM: il conto con le ipotesi in chiaroSpesa media del viaggiatore, ricarico, commissione e canone. Il calcolo del margine per un'agenzia di viaggi, e quando conviene passare da un piano all'altro.In Italian: these follow Italian law.
- I tuoi clienti comprano la connessione altrove: il ricavo che l'agenzia lascia sul tavoloOgni viaggiatore spende per avere internet all'estero. Se non glielo vendi tu, lo compra al gate o paga il roaming. Come trasformare quella spesa in un servizio dell'agenzia.In Italian: these follow Italian law.
Opening and staying compliant
Italian rules, so these are in Italian: requirements, guarantee fund, tourism code, VAT and insurance distribution.
- Aprire un'agenzia di viaggi: requisiti, costi e cosa cambia da Regione a RegioneChi può aprire un'agenzia di viaggi, quali requisiti servono, quanto costa davvero e perché la risposta dipende dalla tua Regione. Con i riferimenti normativi verificati e le fonti in chiaro.In Italian: these follow Italian law.
- Fondo di garanzia per agenzie di viaggi: chi deve aderire e quanto costaIl fondo nazionale non esiste più dal 2016. Oggi l'obbligo è avere una garanzia contro l'insolvenza, e si può assolvere in tre modi. Chi è obbligato, quali sono i costi pubblicati e quale massimale serve.In Italian: these follow Italian law.
- Codice del turismo: il riassunto che serve a chi vende viaggiResponsabilità dell'organizzatore e dell'intermediario, informazioni obbligatorie prima del contratto, modifiche, annullamenti e danno da vacanza rovinata. Con gli articoli citati per numero e le fonti in chiaro.In Italian: these follow Italian law.
- Pacchetto turistico: definizione, esempi e quando quello che vendi lo diventaLa definizione di legge, le condizioni che trasformano due servizi in un pacchetto, il servizio turistico collegato e gli obblighi che si portano dietro. Con gli articoli del Codice del turismo citati per numero.In Italian: these follow Italian law.
- Regime 74-ter: quando si applica, e perché organizzatore e intermediario non pagano la stessa IVAIl regime speciale IVA delle agenzie di viaggio tassa il margine, non il corrispettivo. Ma vale solo se vendi in nome proprio: chi intermedia in nome e per conto altrui resta nel regime ordinario, sulla provvigione. La differenza, con i numeri e le fonti.In Italian: these follow Italian law.
- Fatturare le commissioni di un'agenzia di viaggi: chi emette il documento, che IVA, che ritenutaSulle provvigioni da pacchetto spesso la fattura non la emetti tu: la emette il tour operator. Quando c'è l'IVA al 22%, quando la commissione è non imponibile, e cosa è cambiato con la ritenuta d'acconto nel 2026. Con le fonti in chiaro.In Italian: these follow Italian law.
- Vendere assicurazioni viaggio in agenzia: RUI, sezione E o F, e come sono tassate le provvigioniProporre una polizza al cliente che parte è distribuzione assicurativa. Quando serve l'iscrizione al RUI, in quale sezione, quando si rientra nell'esenzione per i premi bassi, e perché la ritenuta sulle provvigioni si applica lo stesso. Con le fonti in chiaro.In Italian: these follow Italian law.
- Franchising o network per un'agenzia di viaggi: cosa paghi, cosa ottieni, cosa perdiInsegna propria, franchising e network di appoggio a confronto. Cosa dice la legge 129/2004 sul contratto, quali costi sono davvero pubblicati e quali no, e il conto da fare prima di firmare.In Italian: these follow Italian law.
The everyday work
Systems, groups, quotes, and the message that stops the phone ringing while a client is abroad.
- Travel agency software: what a small agency needs, and what it gets soldThe real categories, from GDS access to mid office, CRM, quoting and itinerary builders. Published prices where the vendor publishes them, the ones that are quote-only, and an honest answer on free software.
- Group travel booking: deadlines, rooming lists and where the margin goesHow group bookings really work for an agent: minimum sizes, deposits and cut-off dates, rooming lists, free places and the six places a group quietly loses money. With supplier terms quoted and dated.
- The travel quote that gets a yes: what to put in it and when to follow upWhat goes into a travel proposal, how many options to offer, how to present the price, and what to do when a client goes quiet. Practical, with the pre-contractual information the law already asks you for.
- What to send clients before they travel: a pre departure checklistThe message an agency sends a few days before departure: documents and visas, check-in times, baggage, transfers, emergency numbers, cards abroad and getting online. A checklist you can copy.
- Viaggi di gruppo e gite: connettere tutti senza impazzireQuaranta persone, quaranta telefoni, un accompagnatore. Come gestire la connessione di un gruppo all'estero con le eSIM, dalla generazione alle ricariche.In Italian: these follow Italian law.
- Chi risponde se la eSIM non funziona? L'assistenza al viaggiatore senza caricare l'agenziaLa paura più comune di chi vende eSIM: il cliente all'estero che chiama perché non ha internet. Come funziona l'assistenza con Wigoo e cosa vedi dal pannello.In Italian: these follow Italian law.
- Le lamentele per il roaming tornano all'agenzia: come evitarleBollette inattese, clienti senza internet all'arrivo, telefonate dall'estero. Perché questi problemi finiscono sul tuo banco e come prevenirli prima della partenza.In Italian: these follow Italian law.
- Pocket Wi-Fi a noleggio o eSIM? Il confronto dal punto di vista dell'agenziaDispositivi da spedire, ritiri, resi, batterie e router persi: cosa costa davvero gestire il pocket Wi-Fi, e cosa cambia con una eSIM generata al banco.In Italian: these follow Italian law.
Finding and keeping clients
Local search, reviews, the second booking, and the company account a small agency can actually win.
- How to get clients as a travel agent: what actually brings enquiriesWhere a travel agency's clients really come from, what to do first if you are starting out, and the marketing ideas that are worth the time. Practical, no growth hacking.
- How to keep travel clients: the year between two tripsRepeat bookings come from what you do in the months when nobody is travelling. Notes, three messages that work, what a travel newsletter should contain, and loyalty that does not cost you your commission.
- Travel agency marketing that a small agency can actually keep upReviews, a complete local profile, photos from real trips, and a posting rhythm you can hold for a year. Plus what to do the day a bad review arrives.
- Corporate travel policy and duty of care: how a small agency wins a company accountWhat a travel policy contains, how approvals should work, what duty of care means in practice, and what an agency can honestly promise about tracking travellers and answering out of hours.
One more line, with no stock to hold
Connectivity is bought by every client who leaves the country, usually at an airport counter or at their own roaming rate. An agency can sell it at the moment it confirms the trip, with nothing in inventory and the price set by the agency.
Questions we get asked
- Are these guides written for agencies or for travellers?
- For agencies. They cover commissions, costs, compliance and clients. The guides written for travellers are in the rest of the blog.
- Why are some guides only in Italian?
- Because they explain Italian law: the tourism code, the guarantee fund, the 74-ter VAT regime and insurance distribution. Translating them would make rules sound as if they applied elsewhere.
- Do I need to be a Wigoo partner to read them?
- No. They are open, and most of them never mention us. The partner programme is there if you want to add connectivity to what you already sell.