Software para agencias de viajes: lo que necesita una agencia pequeña y lo que le venden
Las categorías reales, del acceso al GDS al mid office, CRM, cotización y constructores de itinerarios. Precios publicados donde el proveedor los publica, los que son solo bajo presupuesto, y una respuesta honesta sobre el software gratuito.
Una agencia pequeña necesita cuatro cosas del software: un sitio donde vivan los datos del cliente, una manera de producir un presupuesto y un itinerario que parezcan profesionales, una manera de cobrar, y una manera de saber lo que te deben. Una o dos herramientas suelen cubrir las cuatro. El error habitual es comprar una plataforma pensada para operar un equipo de cuarenta personas, pagarla cada mes y usar la décima parte.
El mercado confunde por una razón estructural: las categorías se solapan, cada proveedor dice ser todas ellas, y los productos dirigidos a agencias grandes no publican precios. Lo que sigue separa las categorías, da los precios que los proveedores publican de verdad, y dice claramente dónde no existe ningún precio.
Las categorías, y para qué sirve de verdad cada una
| Categoría | Qué hace | Quién la necesita de verdad |
|---|---|---|
| Reservas y acceso al GDS | Busca y reserva inventario aéreo, hotelero y de coches, emite billetes | Agencias que emiten billetes aéreos ellas mismas. Si reservas a través de proveedores, turoperadores o un host, puede que nunca toques un GDS |
| Mid office | Se sitúa entre la reserva y la contabilidad: control de calidad sobre las reservas, colas de trabajo, generación de documentos, datos que pasan adelante | Agencias con suficientes reservas diarias como para que reescribir a mano se convierta en el trabajo |
| Back office y contabilidad | Cuentas de clientes y proveedores, seguimiento y conciliación de comisiones, informes, gestión fiscal | Todas, de alguna forma. La pregunta es si es un sistema específico de viajes o el software de tu asesoría más disciplina |
| CRM | Quién es el cliente, en qué ha viajado, qué se dijo, qué pasa después | Todas. Es la que se paga sola, porque es el único sitio donde el conocimiento de tus clientes sobrevive a los cambios de personal |
| Cotización | Construye una propuesta con precio a partir de componentes, con márgenes y opciones | Quien venda viajes a medida en lugar de producto empaquetado |
| Constructor de itinerarios | Convierte un viaje confirmado en algo que el cliente puede leer en el móvil, con horarios, direcciones y documentos | Quien tenga viajes con más de tres piezas en movimiento |
| Pagos | Cobra señales y saldos, los reclama, los registra | Todo el que cobre dinero del cliente |
Dos aclaraciones que ahorran dinero. CRM y constructor de itinerarios no son la misma categoría, aunque varios productos vendan ambas cosas, y si compras uno esperando el otro acabarás con dos suscripciones. Y el mid office no es el back office: el mid office existe para que las personas dejen de reescribir datos de reserva, y eso solo merece pagarse cuando esa reescritura es una parte medible de la semana de alguien.
Lo que una agencia pequeña necesita de verdad, frente a lo que le venden
El mínimo honesto para una agencia de una a tres personas es: un CRM con el historial de clientes dentro, una herramienta de cotización e itinerarios que produzca documentos de los que no te avergüences, un método de cobro con comisiones claras, y una contabilidad que te diga qué comisiones no han llegado. Eso es todo.
Lo que se vende encima, y cuándo es prematuro:
- Una suscripción al GDS cuando tus reservas pasan igualmente por proveedores y operadores.
- Una capa completa de mid office antes de que haya volumen suficiente para que reescribir cueste más que la licencia.
- Una plataforma de itinerarios de nivel empresarial cuando bastarían una plantilla de documento bien hecha y un itinerario limpio en el móvil.
- Una suite dedicada de automatización de marketing antes de que exista una lista a la que escribir.
- Un motor de paquetización dinámica, que en realidad es una herramienta de turoperador, cuando vendes paquetes de otros.
Lo único en lo que vale la pena pasarse un poco es en dónde vive el historial del cliente, porque ese es el activo que hace que la segunda reserva salga más barata que la primera.
Lo que cuesta el software de viajes, donde el proveedor publica un precio
Los precios de abajo salen de la propia página de precios de cada proveedor, leída el 27 de septiembre de 2026, en la moneda que mostraba la página.
| Producto | Precio publicado | Qué cubre |
|---|---|---|
| TravelJoy Starter | $19 al mes | Limitado a 12 viajes al año. Clientes, formularios y facturas ilimitados. Sin automatizaciones, sin reservas de grupo, sin miembros de equipo |
| TravelJoy Pro | $39 al mes, o $32 al mes con facturación anual | Viajes ilimitados, automatizaciones, reservas de grupo, miembros de equipo |
| Travefy Core | $39 al mes con facturación anual | Constructor de itinerarios y propuestas, CRM con formularios, facturación, constructor de webs, apps móviles |
| Travefy Premium | $59 al mes con facturación anual | Core más soporte prioritario, dominio propio, onboarding premium |
| Puestos adicionales de Travefy | $20 al mes en Core, $39 en Premium | Las funciones de agencia incluyen informes de comisiones y plantillas compartidas |
| Tourwriter Starter | $99 por usuario al mes, facturación anual | Un usuario, hasta 25 itinerarios al año, gestión de proveedores y tarifas, tarificación automática |
| Tourwriter Pro | $149 por usuario al mes, facturación anual | De dos a cinco usuarios, hasta 50 itinerarios por usuario, comisiones, exportaciones contables |
| Tourwriter Premium | Precio a consultar | Itinerarios ilimitados, multimarca, inteligencia de negocio |
| Puesta en marcha de Tourwriter | $1,199 único | Migración de datos, configuración de la cuenta y formación |
Tres cosas de esa tabla importan más que las cifras mensuales.
La unidad de precio es distinta. Por usuario, por viaje, por itinerarios al año. Una agencia de dos personas que hace viajes a medida puede pagar menos en una herramienta por usuario de lo que paga una asesora en solitario con volumen en una por viaje, o al revés. Calcula primero tus propias cuentas y luego compara.
Existen cuotas de puesta en marcha de pago único, y rara vez están en el titular. Los $1,199 de puesta en marcha de Tourwriter están publicados, lo cual le honra; también son aproximadamente un año de una herramienta más barata.
Las tarifas de procesamiento de pagos pueden diferir entre planes del mismo producto. TravelJoy publica 5% + 30c en pagos con tarjeta en Starter frente a 3,5% + 30c en Pro, y 3% frente a 1,5% en transferencias. Con cualquier volumen real de dinero de clientes esa diferencia es mayor que los $20 de diferencia en la suscripción. Lee siempre las tarifas de pago junto al precio del plan.
¿Existe software gratuito para agencias de viajes?
En parte, y conviene ser preciso con lo que significa "gratuito" aquí.
- Los CRM generalistas tienen planes gratuitos de verdad. Zoho CRM es gratuito para tres usuarios, con leads, oportunidades, flujos de trabajo e informes (zoho.com, leído el 27 de septiembre de 2026). Las herramientas gratuitas de CRM de HubSpot cubren dos usuarios y 1.000 contactos sin caducidad (hubspot.com, leído el 27 de septiembre de 2026). Los dos guardarán perfectamente tu historial de clientes.
- Las herramientas específicas de viajes dan pruebas, no planes gratuitos. TravelJoy ofrece una prueba gratuita de 7 días y Travefy una de 10, ambas leídas el 27 de septiembre de 2026. Esa es la norma del sector.
- Una host agency suele incluir herramientas en su cuota, y ese es uno de los argumentos honestos para entrar en una.
- Una hoja de cálculo más un calendario son un punto de partida legítimo, y es lo que usaban antes la mayoría de las agencias que luego eligieron buen software.
La pega de un CRM generalista gratuito es lo que no sabe: no tiene fichas de proveedor, ni seguimiento de comisiones, ni salida de itinerarios, ni gestión de documentos de viaje. Guardará contactos y próximas acciones. No te dirá qué comisión va con retraso. Muchas agencias llevan el CRM gratuito y hacen la parte de comisiones en su programa de contabilidad, y durante un tiempo es un intercambio razonable.
Los precios que nadie publica, y cómo leer eso
Comprobado el 27 de septiembre de 2026:
- Sabre. Su propia página de agency workspace no lleva precios y te pide hablar con ventas. Amadeus y Travelport funcionan igual. El coste del GDS depende de las condiciones negociadas, el volumen y la economía por segmento, que es exactamente por lo que no está en una página web.
- Trams Back Office y ClientBase, la veterana pareja de mid office y back office que hoy vende TRES Technologies, no muestran precio y te dirigen a ventas o a una demo.
- La mayoría de las plataformas para toda la agencia dirigidas a operaciones con varias sucursales son solo bajo presupuesto por la misma razón.
Dos consecuencias prácticas. Los comparadores y directorios de software mostrarán números para estos productos; esos números no salieron de la lista de precios del proveedor, así que trátalos como rumor y pregunta al proveedor. Y cuando un precio es solo bajo presupuesto, el presupuesto depende de lo que el proveedor sepa de tu volumen, así que entra con tus cifras reales de reservas y no con las aspiracionales.
Cómo elegir sin dedicarle tres meses
- Parte del trabajo que ahora duele. Perder el rastro de las comisiones, reescribir el mismo viaje en tres sitios, presupuestos que se llevan una tarde entera. Compra para eso, no para la lista de funciones.
- Mira la salida antes que la entrada. ¿Puedes exportar clientes, viajes y notas como archivos utilizables, y de quién son los datos? Una herramienta de la que no puedes salir es una herramienta que puede subirte el precio.
- Prueba una reserva real completa durante el periodo de prueba, de la consulta al documento final, en lugar de hacer clic por ahí. Las pruebas duran de 7 a 10 días, así que reserva el tiempo por adelantado.
- Pregunta específicamente por grupos si los vendes. La gestión de grupos suele estar en un plan superior, como muestra el propio precio de TravelJoy, o no estar en absoluto.
- Cuenta la suscripción que vas a cancelar. Una herramienta nueva que no sustituye a nada es un coste nuevo, no un cambio.
- Pregunta qué pasa con tus datos cuando un cliente pide ser borrado. Si estás en la UE o en el Reino Unido esa petición llegará tarde o temprano, y la respuesta tiene que ser una función, no un correo a soporte.
Fuentes
Página de precios de TravelJoy, precios de los planes, límites de viajes y tarifas de procesamiento de pagos (leída el 27 de septiembre de 2026). Página de precios de Travefy, Core, Premium, precio de puestos de agencia y duración de la prueba (leída el 27 de septiembre de 2026). Página de planes de precio del software Tourwriter, precios de los planes, límites de itinerarios y el coste único de puesta en marcha (leída el 27 de septiembre de 2026). Página de precios de Zoho CRM, edición gratuita para tres usuarios (leída el 27 de septiembre de 2026). Página de producto del CRM de HubSpot, herramientas gratuitas para dos usuarios y 1.000 contactos (leída el 27 de septiembre de 2026). Página de Sabre Mosaic agency workspace, sin precios publicados (leída el 27 de septiembre de 2026). TRES Technologies, página de Trams Back Office, sin precios publicados (leída el 27 de septiembre de 2026).
Una cosa que no necesita un sistema
No todos los servicios que añade una agencia requieren una plataforma nueva o una nueva integración con un proveedor. Algunos pueden venderse en el momento en que se confirma el viaje y entregarse con la documentación, sin nada en stock. Los datos móviles para el destino son el ejemplo más claro, ya que el cliente los paga en algún sitio de todos modos.
Si ese es el tipo de añadido que buscas, es lo que cubre nuestro programa de partners. Para el cuadro completo de costes está nuestra guía sobre lo que cuesta llevar una agencia de viajes.
Respuestas rápidas
¿Qué software necesitan de verdad los agentes de viajes?
Un sitio donde viva el historial del cliente, una herramienta de cotización e itinerarios, una manera de cobrar con comisiones que entiendas, y una contabilidad que muestre la comisión pendiente. El acceso al GDS solo importa si emites billetes aéreos tú mismo. Las capas de mid office solo importan cuando reescribir a mano cuesta más que una licencia.
¿Hay algún CRM gratuito para agencias de viajes?
Hay planes gratuitos reales en los CRM generalistas: Zoho CRM gratuito para tres usuarios, HubSpot gratuito para dos usuarios y 1.000 contactos, ambos leídos el 27 de septiembre de 2026. Las herramientas específicas de viajes dan pruebas en lugar de planes gratuitos, normalmente de 7 a 10 días. Un CRM generalista gratuito guardará clientes y tareas, pero no hará seguimiento de comisiones ni producirá documentos de viaje.
¿Por qué no encuentro precios de un GDS o de un back office?
Porque esos proveedores ponen precio por agencia. La propia página de Sabre y la de Trams Back Office no publican cifras y derivan a ventas, comprobado el 27 de septiembre de 2026. Los números que encuentres en comparadores para estos productos no vienen del proveedor, así que verifícalos antes de presupuestar.