Cosa mandare ai clienti prima che partano: la checklist pre partenza

Manda un messaggio solo, da cinque a sette giorni prima della partenza. Abbastanza tardi perché sia tutto confermato, abbastanza presto perché un passaporto scaduto, un permesso d'ingresso mancante o una carta da sbloccare si possano ancora sistemare. Un messaggio che copre documenti, check-in, bagaglio, arrivo, soldi, salute e come faranno a collegarsi, invece di cinque messaggi sparsi in due settimane.

È la cosa più economica che un'agenzia fa ed è quella che i clienti citano agli amici. Evita anche gran parte delle telefonate che altrimenti riceveresti mentre il cliente è in un altro fuso orario.

Quando mandarlo, e quando no

Da cinque a sette giorni funziona per il messaggio principale. Prima, qualsiasi cosa mandi viene letta e dimenticata. Dopo i tre giorni circa, non resta tempo per rimediare a un documento.

Due eccezioni. Tutto ciò che richiede una domanda, per esempio un permesso d'ingresso o un visto, va sollevato alla prenotazione e seguito con settimane di anticipo, non qui. E un promemoria breve la sera prima, con solo il link del check-in, i dettagli del transfer e il numero da chiamare, vale la pena mandarlo in più, perché è il messaggio che in aeroporto avranno davvero aperto.

Documenti, a partire da quelli che scadono in silenzio

• La validità del passaporto. Molti paesi lo vogliono valido sei mesi oltre la data di ritorno, alcuni tre, e alcuni vogliono anche pagine libere. Controlla la fonte ufficiale della destinazione per questo viaggio, e al cliente di' la data invece della regola.
• Il nome sul biglietto corrisponde al passaporto, secondi nomi e trattini compresi. È più facile sistemarlo adesso che al banco del check-in.
• Visto o autorizzazione elettronica di viaggio, dove la destinazione lo richiede. I permessi online non sono immediati e i dati che ci sono sopra devono corrispondere esattamente al passaporto. Verifica che il cliente abbia in mano l'approvazione, non solo la domanda.
• Biglietto di ritorno o di proseguimento e prova dell'alloggio, che alcuni paesi controllano all'ingresso.
• Copie che non hanno bisogno della rete. Passaporto, assicurazione, prenotazioni e le mail di approvazione salvate nella memoria del telefono, più una copia di carta in valigia. Un documento in una casella di posta sul web non è disponibile a chi non ha dati.
• Guidare all'estero in alcuni paesi richiede la patente internazionale, che si fa a casa e non all'arrivo.
• Un minore che viaggia con un solo genitore o con i nonni può aver bisogno di una lettera di consenso. Alcuni paesi la chiedono, la maggior parte no, e vale la pena sapere di che caso si tratta.

Il check-in, e a che ora essere in aeroporto

• Quando apre il check-in online, di solito da 24 a 48 ore prima della partenza a seconda della compagnia, e quando chiude. Manda il link.
• Alcune compagnie low cost fanno pagare il check-in fatto in aeroporto. Se il cliente vola con una di quelle, dillo chiaramente.
• Tutte e due le tratte. Quella di ritorno è quella che la gente dimentica.
• Carte d'imbarco salvate offline, nel portafoglio del telefono o come schermata, non solo in una mail.
• A che ora essere al terminal, usando l'indicazione della compagnia per quella rotta invece di una regola generale, e gli eventuali lavori o code note a quell'aeroporto.
• Posti, pasti e assistenza confermati, in particolare l'assistenza speciale, che di solito va richiesta in anticipo.

Il bagaglio, perché è per questo che ti chiamano

• La franchigia esatta della loro prenotazione, in chili e in centimetri, per il bagaglio a mano e per l'oggetto personale oltre che per quello da stiva. La franchigia scritta sul sito della compagnia non è sempre la franchigia della loro tariffa.
• Pesa la valigia a casa. Il bagaglio in eccesso al banco è la cosa più cara dell'aeroporto.
• I power bank viaggiano in cabina, mai nel bagaglio in stiva, e alcune compagnie adesso ne limitano anche l'uso in volo.
• Liquidi. Il limite dei 100 ml vale ancora nella maggior parte degli aeroporti, e le regole negli aeroporti con gli scanner più nuovi sono cambiate più di una volta, quindi rimandali alla pagina dell'aeroporto di partenza invece che a una risposta generale.
• Medicinali nella confezione originale, con una copia della ricetta per quelli importanti. Alcuni medicinali che a casa sono normali alla destinazione sono limitati o vietati, e vale la pena controllarlo per qualsiasi terapia abituale.
• Tipo di presa e voltaggio, e se i loro apparecchi hanno bisogno di un adattatore o di un trasformatore.
• Un cambio di vestiti e i medicinali indispensabili nel bagaglio a mano, per la coincidenza che va storta.

Dall'aeroporto a dove dormono

• Chi li aspetta, il nome, il punto d'incontro esatto, cosa ci sarà scritto sul cartello e un numero di telefono che funzioni sul posto.
• Cosa fare se non c'è nessuno. Il numero da chiamare per primo, e l'istruzione di usare il posteggio dei taxi ufficiale o l'app invece di chiunque li avvicini dentro il terminal.
• L'indirizzo dell'albergo scritto nella lingua e nella scrittura locali, così si può mostrare a un autista. Questa riga da sola evita più guai di qualsiasi altra cosa in questo elenco.
• Quanto dura il transfer e quanto dovrebbe costare un taxi, così un prezzo gonfiato si riconosce.
• I moduli d'arrivo, per esempio una carta d'ingresso o una dichiarazione doganale da compilare prima di atterrare o online in anticipo.

Soldi e carte all'estero

• La scadenza della carta è dopo la data di ritorno. Le carte scadono a metà viaggio più spesso di quanto si pensi.
• Il numero della banca per una carta bloccata, salvato nel telefono e scritto su carta. Quasi nessuna banca chiede più di segnalare il viaggio, ma le carte si bloccano lo stesso, e il rimedio è una telefonata che il cliente può fare solo se ha il numero.
• Pagare nella valuta locale. Quando un terminale o un bancomat propone di addebitare nella valuta di casa del cliente, rifiutare è quasi sempre più conveniente.
• Due carte, tenute in due posti diversi, e un po' di contante locale per il primo giorno.
• Se la destinazione va a carta o a contanti. Esistono tutti e due gli estremi, ed è il dare per scontato che crea il problema.
• Gli sportelli automatici attaccati alle banche invece di quelli isolati nelle zone turistiche, e un controllo della commissione sulle transazioni estere della propria carta prima di partire.

Salute, assicurazione e il numero di emergenza locale

• Il numero di polizza e la centrale operativa attiva 24 ore, nel telefono e su carta. Una polizza che nessuno riesce a trovare non è una polizza.
• Cosa copre davvero la polizza, in una riga, in particolare per attività come le immersioni, lo sci o guidare uno scooter, che sono spesso escluse.
• La tessera sanitaria europea, dove vale, che copre la sanità pubblica nell'Unione europea e non sostituisce l'assicurazione.
• I certificati di vaccinazione che viaggiano con loro se la destinazione chiede la prova.
• Il numero di emergenza di quel paese, scritto per esteso. Il 112 in tutta l'Unione europea e raggiungibile in molti paesi oltre, il 999 nel Regno Unito, il 911 negli Stati Uniti e in Canada, lo 000 in Australia, il 110 per la polizia e il 119 per l'ambulanza in Giappone. Metti nel messaggio quello giusto invece di un link a un elenco.
• L'ambasciata o il consolato più vicini, con indirizzo e numero.

Restare collegati

Questo si decide prima di partire, non nella sala arrivi, perché un cliente che atterra senza dati non può cercare il transfer, chiamare l'albergo o aprire la carta d'imbarco, e la persona che chiama al posto loro sei tu.

• Come avranno i dati all'arrivo, deciso prima di partire: una eSIM da viaggio, una SIM locale comprata lì, o il roaming del proprio operatore con il prezzo al giorno o al megabyte saputo in anticipo. Fuori dall'Unione europea, è dal roaming di casa che arrivano le bollette spaventose.
• Se è una eSIM da viaggio, falla installare a casa sul Wi-Fi. L'installazione ha bisogno di una connessione, quindi l'aeroporto è il posto peggiore per farlo. La validità normalmente parte quando il profilo si aggancia a una rete alla destinazione, non quando viene installato, quindi installare presto non costa niente.
• Tieni accesa la linea di sempre, con il roaming dati spento su quella. Messaggi e codici di verifica della banca continuano ad arrivare sul numero normale del cliente mentre i dati passano dal piano da viaggio. Ne abbiamo parlato in eSIM da viaggio e codici SMS.
• Una riga su cosa fare appena atterrati, cioè scegliere la linea da viaggio per i dati e attivare il roaming dati solo su quella. Se è più di quanto il cliente abbia voglia di gestire, vale la pena leggere prima della partenza come configurare una eSIM per qualcun altro.
• Da scaricare prima di partire: le mappe offline della città, le carte d'imbarco, l'indirizzo dell'albergo, il pacchetto della traduzione, le conferme di prenotazione.
• Chi contattare se non funziona. Se il piano è passato da te, il viaggiatore deve portarsi dietro il contatto dell'assistenza del fornitore, non il tuo numero di cellulare. E se invece il piano è una SIM locale comprata all'arrivo, vale la pena sapere cosa comporta davvero comprare una SIM in aeroporto, perché il negozio a volte è chiuso e la registrazione a volte richiede un passaporto e un modulo.

Un messaggio da copiare

Adatta le parti fra parentesi e cancella le righe che non valgono per questo viaggio. Tienilo come un messaggio solo.

• Oggetto: Il tuo viaggio a [destinazione], [data di partenza]. Qualche cosa prima di partire.
• Ciao [nome], è tutto confermato ed ecco l'elenco breve di cosa sistemare questa settimana.
• Documenti. Passaporto valido fino al [data], che copre questo viaggio. [Permesso d'ingresso o visto] approvato, copia in allegato. Per favore salva sul telefono una copia del passaporto, dell'assicurazione e delle prenotazioni, e mettine una di carta in valigia.
• Check-in. Apre il [data e ora] su [link]. Fai il check-in per tutti e due i voli. Salva le carte d'imbarco sul telefono invece di lasciarle nella mail. [Compagnia] chiede di essere al terminal [x] ore prima della partenza.
• Bagaglio. La tua tariffa comprende [franchigia da stiva] e un bagaglio a mano di [dimensioni e peso]. Pesalo a casa. I power bank vanno in cabina, mai in stiva. Per i liquidi valgono le regole di [aeroporto di partenza], che sono sul loro sito.
• Arrivo. [Autista o società] ti aspetta a [punto d'incontro esatto] con un cartello con scritto [nome]. Se non lo vedi, chiama [numero]. L'indirizzo dell'albergo in [lingua locale] è [indirizzo], da mostrare a un tassista. Il transfer dura circa [tempo].
• Soldi. Controlla che la carta scada dopo il [data di ritorno] e salva il numero della tua banca per le carte bloccate. Quando un terminale ti propone di addebitare in [valuta di casa], scegli sempre [valuta locale]. Porta un po' di contante per il primo giorno.
• Salute. Polizza [numero], centrale operativa [numero], vale la pena scriverli anche su carta. Il numero di emergenza in [paese] è [numero].
• Collegarsi. Installa il tuo piano dati a casa sul Wi-Fi prima di volare. Quando atterri, scegli quella linea per i dati e attiva il roaming dati solo su di lei. Il tuo numero di sempre resta acceso per messaggi e codici della banca. Se qualcosa non va, scrivi direttamente a [contatto assistenza], rispondono più in fretta di noi.
• Buon viaggio, e mandaci una foto. [Il tuo nome], [agenzia], [telefono].

L'elenco è il prodotto

Tutto quello che c'è sopra è ciò che un cliente non riesce a mettere insieme da solo la settimana prima di un viaggio, ed è il motivo per cui la gente continua a rivolgersi a un'agenzia. Se ti fa piacere che la riga della connettività della checklist sia gestita per te, con l'assistenza al viaggiatore che arriva a noi invece che nel tuo ufficio, è il nostro programma partner.

Risposte veloci

Quanto prima della partenza va mandato il messaggio pre partenza?

Da cinque a sette giorni per quello principale, più un promemoria breve la sera prima con il link del check-in, i dettagli del transfer e il numero di emergenza. Tutto ciò che richiede una domanda va gestito settimane prima.

Mail o WhatsApp?

Mail per il messaggio completo, perché resta e può contenere allegati. Un messaggio breve sul canale che il cliente usa davvero, che rimandi a quella, per le parti che gli servono in aeroporto. Mandare tutta la checklist come messaggio di chat vuol dire che le righe importanti scorrono via.

Mandiamo lo stesso messaggio per ogni destinazione?

La struttura resta uguale e cambia circa metà del contenuto: le regole sui documenti, il numero di emergenza, l'indirizzo nella scrittura locale, l'abitudine al contante o alla carta, l'opzione per la connettività. Costruisci un modello per ogni destinazione che vendi spesso e aggiornalo quando qualcosa cambia, invece di scrivere ogni volta da zero.