Was du Kunden vor der Reise schickst: eine Checkliste vor der Abreise

Schick eine einzige Nachricht, fünf bis sieben Tage vor der Abreise. Spät genug, dass alles bestätigt ist, früh genug, dass ein abgelaufener Reisepass, eine fehlende Einreisegenehmigung oder eine Karte, die entsperrt werden muss, noch zu regeln sind. Eine Nachricht, die Dokumente, Check-in, Gepäck, die Ankunft, Geld, Gesundheit und den Weg ins Netz abdeckt, statt fünf Nachrichten über zwei Wochen verteilt.

Das ist das Billigste, was ein Reisebüro tut, und das, was Kunden ihren Freunden erzählen. Es verhindert außerdem die meisten Anrufe, die du sonst bekämst, während der Kunde in einer anderen Zeitzone ist.

Wann du sie schickst, und wann nicht

Fünf bis sieben Tage passen für die Hauptnachricht. Davor wird alles, was du schickst, gelesen und vergessen. Später als etwa drei Tage bleibt keine Zeit mehr, ein Dokument zu retten.

Zwei Ausnahmen. Alles, was einen Antrag braucht, etwa eine Einreisegenehmigung oder ein Visum, gehört zur Buchung angesprochen und Wochen vorher nachgehalten, nicht hierher. Und eine kurze Erinnerung am Abend davor, nur mit dem Check-in-Link, den Transferangaben und der Nummer zum Anrufen, lohnt sich zusätzlich, denn das ist die Nachricht, die sie am Flughafen tatsächlich offen haben.

Dokumente, beginnend mit denen, die leise ablaufen

• Die Gültigkeit des Reisepasses. Viele Länder verlangen sie sechs Monate über das Rückreisedatum hinaus, manche drei, und manche wollen zusätzlich freie Seiten. Prüf die offizielle Quelle des Ziellandes für diese Reise, und nenn dem Kunden das Datum statt der Regel.
• Der Name auf dem Ticket stimmt mit dem Pass überein, samt zweiter Vornamen und Bindestrichen. Das lässt sich jetzt leichter richten als am Check-in-Schalter.
• Visum oder elektronische Reisegenehmigung, wo das Zielland eine verlangt. Online-Genehmigungen kommen nicht sofort, und die Angaben darauf müssen genau zum Pass passen. Vergewissere dich, dass der Kunde die Genehmigung in der Hand hat, nicht nur den Antrag.
• Weiter- oder Rückflugticket und Nachweis der Unterkunft, was manche Länder bei der Einreise prüfen.
• Kopien, die kein Netz brauchen. Pass, Versicherung, Buchungen und die Bestätigungsmails im Speicher des Telefons selbst, dazu eine Papierkopie im Gepäck. Ein Dokument in einem Webmail-Postfach steht jemandem ohne Daten nicht zur Verfügung.
• Fahren im Ausland verlangt in manchen Ländern einen internationalen Führerschein, und der wird zu Hause ausgestellt, nicht bei der Ankunft.
• Ein Kind, das mit einem Elternteil oder mit den Großeltern reist, braucht womöglich eine Einverständniserklärung. Manche Länder fragen danach, die meisten nicht, und es lohnt sich zu wissen, welcher Fall das hier ist.

Check-in, und wann man am Flughafen sein sollte

• Wann der Online-Check-in öffnet, üblicherweise 24 bis 48 Stunden vor Abflug je nach Fluggesellschaft, und wann er schließt. Schick den Link.
• Manche Billigfluggesellschaften verlangen eine Gebühr für den Check-in am Flughafen. Wenn der Kunde mit einer davon fliegt, sag es deutlich.
• Beide Strecken. Den Rückflug vergessen die Leute.
• Bordkarten offline gespeichert, in der Wallet des Telefons oder als Bildschirmfoto, nicht nur in einer Mail.
• Wann man am Terminal sein soll, nach der eigenen Empfehlung der Fluggesellschaft für diese Strecke statt nach einer allgemeinen Regel, samt bekannter Bauarbeiten oder Warteschlangen an diesem Flughafen.
• Sitzplätze, Essen und Betreuung bestätigt, besonders die besondere Betreuung, die normalerweise vorher angemeldet werden muss.

Gepäck, denn deswegen rufen sie dich an

• Die genaue Freigrenze ihrer Buchung, in Kilogramm und in Zentimetern, für das Handgepäck und das persönliche Teil ebenso wie für das Aufgabegepäck. Die Freigrenze auf der Website der Fluggesellschaft ist nicht immer die Freigrenze ihres Tarifs.
• Den Koffer zu Hause wiegen. Übergepäck am Schalter ist das Teuerste am Flughafen.
• Powerbanks reisen in der Kabine, nie im aufgegebenen Gepäck, und manche Fluggesellschaften schränken inzwischen auch ihre Nutzung im Flug ein.
• Flüssigkeiten. Die 100-ml-Grenze gilt an den meisten Flughäfen weiterhin, und die Regeln an Flughäfen mit neueren Scannern haben sich mehr als einmal geändert, also verweis sie auf die eigene Seite des Abflughafens statt auf eine allgemeine Antwort.
• Medikamente in der Originalverpackung, mit einer Kopie des Rezepts für alles Wichtige. Manche Medikamente, die zu Hause gewöhnlich sind, sind am Zielort eingeschränkt oder verboten, was sich bei jeder Dauermedikation zu prüfen lohnt.
• Steckertyp und Spannung, und ob ihre Geräte einen Adapter oder einen Spannungswandler brauchen.
• Eine Garnitur zum Wechseln und die unverzichtbaren Medikamente ins Handgepäck, für den Anschluss, der schiefgeht.

Vom Flughafen dorthin, wo sie schlafen

• Wer sie abholt, der Name, der genaue Treffpunkt, was auf dem Schild stehen wird, und eine Telefonnummer, die vor Ort funktioniert.
• Was tun, wenn niemand da ist. Die Nummer, die zuerst angerufen wird, und die Anweisung, den offiziellen Taxistand oder die App zu nutzen statt irgendjemanden, der sie im Terminal anspricht.
• Die Hoteladresse in der örtlichen Sprache und Schrift, damit man sie einem Fahrer zeigen kann. Diese eine Zeile verhindert mehr Ärger als alles andere auf dieser Liste.
• Wie lange der Transfer dauert und was ein Taxi kosten sollte, damit ein aufgeblähter Preis auffällt.
• Papiere bei der Ankunft, etwa eine Einreisekarte oder eine Zollerklärung, die vor der Landung oder vorher online auszufüllen ist.

Geld und Karten im Ausland

• Das Ablaufdatum der Karte liegt nach dem Rückreisedatum. Karten laufen mitten auf der Reise ab, öfter als man denkt.
• Die Nummer der Bank für eine gesperrte Karte, im Telefon gespeichert und auf Papier geschrieben. Die meisten Banken brauchen keine Reisemeldung mehr, aber Karten werden trotzdem gesperrt, und die Lösung ist ein Anruf, den der Kunde nur führen kann, wenn er die Nummer hat.
• In der Landeswährung zahlen. Wenn ein Kartenterminal oder ein Geldautomat anbietet, in der Heimatwährung des Kunden abzurechnen, ist Ablehnen fast immer günstiger.
• Zwei Karten, an zwei verschiedenen Orten getragen, und ein wenig Bargeld vor Ort für den ersten Tag.
• Ob das Zielland kartenfreundlich ist oder zuerst bar. Beide Extreme gibt es, und das Problem entsteht aus der Annahme.
• Geldautomaten, die an einer Bank hängen, statt der freistehenden in Touristengegenden, und ein Blick auf die Fremdwährungsgebühr der eigenen Karte vor der Abreise.

Gesundheit, Versicherung und die örtliche Notrufnummer

• Die Versicherungsnummer und die Notrufzentrale rund um die Uhr, im Telefon und auf Papier. Eine Police, die niemand findet, ist keine Police.
• Was die Police wirklich abdeckt, in einer Zeile, besonders für Tätigkeiten wie Tauchen, Skifahren oder Rollerfahren, die häufig ausgeschlossen sind.
• Die europäische Krankenversicherungskarte, wo sie gilt, die die staatliche Gesundheitsversorgung in der EU abdeckt und keine Versicherung ersetzt.
• Impfnachweise, die mitreisen, wenn das Zielland einen Nachweis verlangt.
• Die Notrufnummer für dieses Land, ausgeschrieben. Die 112 in der ganzen EU und in vielen Ländern darüber hinaus erreichbar, die 999 im Vereinigten Königreich, die 911 in den Vereinigten Staaten und Kanada, die 000 in Australien, die 110 für die Polizei und die 119 für den Krankenwagen in Japan. Schreib die richtige in die Nachricht statt eines Links auf eine Liste.
• Die nächste Botschaft oder das nächste Konsulat, mit Adresse und Nummer.

Verbunden bleiben

Das wird vor der Abreise entschieden, nicht in der Ankunftshalle, denn ein Kunde, der ohne Daten landet, kann den Transfer nicht nachsehen, das Hotel nicht anrufen und die Bordkarte nicht öffnen, und die Person, die er stattdessen anruft, bist du.

• Wie sie bei der Ankunft Daten haben, vor der Abreise geklärt: eine Reise-eSIM, eine vor Ort gekaufte lokale SIM oder das Roaming des eigenen Anbieters mit vorher bekanntem Preis pro Tag oder pro Megabyte. Außerhalb der EU kommen die erschreckenden Rechnungen vom Roaming des Heimatanbieters.
• Wenn es eine Reise-eSIM ist, zu Hause im WLAN installieren lassen. Die Installation braucht eine Verbindung, deshalb ist der Flughafen der schlechteste Ort dafür. Die Gültigkeit beginnt normalerweise, wenn sich das Profil am Zielort mit einem Netz verbindet, nicht bei der Installation, also kostet frühes Installieren nichts.
• Die gewohnte Leitung eingeschaltet lassen, mit ausgeschaltetem Daten-Roaming darauf. SMS und Bestätigungscodes der Bank kommen weiter auf der normalen Nummer des Kunden an, während die Daten über den Reisetarif laufen. Darüber haben wir in Reise-eSIMs und SMS-Codes geschrieben.
• Eine Zeile dazu, was nach der Landung zu tun ist, nämlich die Reiseleitung für mobile Daten zu wählen und das Daten-Roaming nur auf dieser Leitung einzuschalten. Wenn das mehr ist, als der Kunde sich zutrauen mag, lohnt sich vor der Abreise eine eSIM für jemand anderen einrichten.
• Vor der Abreise herunterladen: Offline-Karten der Stadt, die Bordkarten, die Hoteladresse, das Übersetzungspaket, die Buchungsbestätigungen.
• Wen man erreicht, wenn es nicht geht. Wenn der Tarif über dich lief, trägt der Reisende die Support-Adresse des Anbieters bei sich, nicht deine Handynummer. Und wenn der Tarif stattdessen eine bei der Ankunft gekaufte lokale SIM ist, lohnt es sich zu wissen, was der Kauf einer SIM am Flughafen wirklich bedeutet, denn der Laden ist manchmal zu und die Registrierung verlangt manchmal einen Pass und ein Formular.

Eine Nachricht zum Kopieren

Pass die Teile in eckigen Klammern an und lösch die Zeilen, die für diese Reise nicht gelten. Lass es eine einzige Nachricht bleiben.

• Betreff: Deine Reise nach [Ziel], [Abreisedatum]. Ein paar Dinge vor dem Start.
• Hallo [Name], alles ist bestätigt, und hier ist die kurze Liste dessen, was diese Woche noch zu erledigen ist.
• Dokumente. Reisepass gültig bis [Datum], das deckt diese Reise ab. [Einreisegenehmigung oder Visum] bewilligt, Kopie im Anhang. Bitte speicher eine Kopie von Pass, Versicherung und Buchungen auf deinem Telefon, und leg eine Papierkopie in den Koffer.
• Check-in. Öffnet am [Datum und Uhrzeit] unter [Link]. Check für beide Flüge ein. Speicher die Bordkarten auf dem Telefon, statt sie in der Mail zu lassen. [Fluggesellschaft] bittet darum, [x] Stunden vor Abflug am Terminal zu sein.
• Gepäck. Dein Tarif enthält [Freigepäck] und ein Handgepäckstück mit [Maße und Gewicht]. Wieg es zu Hause. Powerbanks gehören in die Kabine, nie in den Frachtraum. Für Flüssigkeiten gelten die Regeln von [Abflughafen], die stehen auf deren Website.
• Ankunft. [Fahrer oder Firma] erwartet dich an [genauer Treffpunkt] mit einem Schild mit der Aufschrift [Name]. Falls du niemanden siehst, ruf [Nummer] an. Die Hoteladresse auf [Landessprache] lautet [Adresse], zum Zeigen im Taxi. Der Transfer dauert etwa [Dauer].
• Geld. Prüf, ob deine Karte nach dem [Rückreisedatum] abläuft, und speicher die Nummer deiner Bank für gesperrte Karten. Wenn ein Kartenterminal anbietet, dir in [Heimatwährung] abzurechnen, wähl immer [Landeswährung]. Nimm ein wenig Bargeld für den ersten Tag mit.
• Gesundheit. Police [Nummer], Notrufzentrale [Nummer], beides am besten auch auf Papier. Die Notrufnummer in [Land] ist [Nummer].
• Online gehen. Installier deinen Datentarif zu Hause im WLAN, bevor du fliegst. Wenn du landest, wähl ihn für mobile Daten und schalt das Daten-Roaming nur für diese Leitung ein. Deine gewohnte Nummer bleibt für SMS und Bankcodes an. Bei Problemen damit schreib direkt an [Support-Adresse], die antworten schneller als wir.
• Eine wunderbare Reise, und schick uns ein Foto. [Dein Name], [Agentur], [Telefon].

Die Liste ist das Produkt

Alles oben ist das, was ein Kunde in der Woche vor einer Reise nicht allein zusammenbekommt, und es ist der Grund, warum Leute überhaupt bei einem Reisebüro bleiben. Wenn du möchtest, dass die Zeile zur Verbindung aus der Checkliste für dich erledigt wird, mit dem Support für den Reisenden bei uns statt in deinem Büro, ist das unser Partnerprogramm.

Kurze Antworten

Wie lange vor der Abreise geht die Nachricht vor der Abreise raus?

Fünf bis sieben Tage für die Hauptnachricht, dazu eine kurze Erinnerung am Abend davor mit dem Check-in-Link, den Transferangaben und der Notrufnummer. Alles, was einen Antrag braucht, muss Wochen früher erledigt werden.

E-Mail oder WhatsApp?

E-Mail für die vollständige Nachricht, weil sie erhalten bleibt und Anhänge tragen kann. Eine kurze Nachricht über den Kanal, den der Kunde wirklich benutzt, die darauf verweist, für die Teile, die er am Flughafen braucht. Die ganze Checkliste als Chatnachricht zu schicken heißt, dass die wichtigen Zeilen nach oben wegscrollen.

Schicken wir für jedes Ziel dieselbe Nachricht?

Die Struktur bleibt gleich, und etwa die Hälfte des Inhalts ändert sich: die Dokumentenregeln, die Notrufnummer, die Adresse in der örtlichen Schrift, die Gewohnheit mit Bargeld oder Karte, die Möglichkeit, online zu gehen. Bau eine Vorlage pro Ziel, das du oft verkaufst, und aktualisier sie, wenn sich etwas ändert, statt jede Nachricht neu zu schreiben.