Checkliste für die Dienstreise ins Ausland: was vor dem Abflug erledigt sein muss

Eine Dienstreise ins Ausland besteht aus drei Hälften, und nur eine davon gehört dir. Die erste erledigt der Arbeitgeber: A1-Bescheinigung, Visum, Versicherung, Freigabe. Die dritte erledigt die Buchhaltung, wenn du zurück bist. Die mittlere, nämlich mit einem funktionierenden Telefon, einem funktionierenden Laptop und den richtigen Unterlagen anzukommen, erledigt niemand außer dir, und sie ist die einzige, die scheitert, während du unterwegs bist.

Diese Liste ist zum Abhaken gebaut. Sie behandelt den Teil mit der Verbindung ausführlich, weil er der ist, für den sich sonst niemand zuständig fühlt, und sie nennt die anderen beiden nur, damit sie nicht vergessen werden. Rechts-, Steuer- oder Sozialversicherungsberatung ist das ausdrücklich nicht.

Zwei Wochen vorher: die Hälfte, die nicht dir gehört

Das hier klärst du nicht selbst, du fragst nur früh genug nach. Für alles auf dieser Liste ist der Arbeitgeber zuständig, in der Regel die Personalabteilung, und für die steuerliche Seite der Steuerberater des Unternehmens.

• Die A1-Bescheinigung für Reisen in EU-Staaten, den EWR und die Schweiz. Sie weist nach, welchem Sozialversicherungsrecht du unterliegst, und sie wird vom Arbeitgeber beantragt, nicht von dir. Seit dem 1. Januar 2025 läuft der Antrag ausschließlich elektronisch, über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal (GKV-Spitzenverband, DVKA, elektronisches Antragsverfahren, abgerufen am 29. September 2026). Frag nach, ob sie beantragt ist, und lass sie dir als Datei schicken.
• Visum oder elektronische Einreisegenehmigung, wo das Zielland eine verlangt, und die Frage, ob die geschäftliche Tätigkeit von der gewählten Kategorie gedeckt ist. Das entscheidet nicht der Reisende.
• Die Dienstreiseversicherung: Nummer, Notrufzentrale rund um die Uhr, und was sie abdeckt. Wer die Police nicht auf dem Telefon hat, hat sie nicht.
• Die Freigabe der Reise selbst, samt Budget und der Regel, ob private Tage angehängt werden dürfen. Das gehört geklärt, bevor gebucht wird, nicht danach.
• Die Regeln für Spesen und Verpflegungsmehraufwand. Es gibt Pauschalen je Land, sie ändern sich, und wie sie in eurem Fall anzuwenden sind, beantwortet die Buchhaltung oder der Steuerberater. Nimm die Antwort mit, statt sie unterwegs zu suchen.

Dokumente, die auch ohne Netz da sind

• Reisepass oder Personalausweis, mit ausreichender Restgültigkeit für dieses Zielland, und der Name auf dem Ticket identisch zum Ausweis.
• A1-Bescheinigung, Versicherungsnachweis, Einladungs- oder Bestätigungsschreiben als Datei im Speicher des Telefons, nicht im Postfach. Ein Dokument im Webmail ist für jemanden ohne Daten kein Dokument.
• Bordkarten in der Wallet, für beide Strecken.
• Hoteladresse und Termine in der Landessprache, zum Zeigen im Taxi.
• Eine Papierkopie von Ausweis und Versicherung, getrennt vom Original.

Daten, bevor du landest, nicht danach

Das ist die Zeile, an der die meisten Dienstreisen hängen. Wer ohne Verbindung landet, kann den Fahrer nicht anrufen, die Termine nicht nachsehen und sich in keinem System anmelden, und der Flughafen ist der schlechteste Ort, um das zu reparieren.

• Klär vor dem Abflug, wer die Daten bezahlt. Eine Roaming-Option auf dem Firmenvertrag, ein dauerhaft gebuchtes Auslandspaket, etwas selbst Gekauftes zum Einreichen oder eine Daten-eSIM für die Reise. Welcher Weg zu welcher Firma passt, steht in Firmenhandy im Ausland.
• Innerhalb der EU prüfst du nur, ob das Ziel wirklich dazugehört. Dort reist das Inlandsvolumen mit. Die Schweiz, das Vereinigte Königreich und die Türkei gehören nicht dazu, auch wenn der Flug kurz ist.
• Wenn es eine eSIM ist: zu Hause im WLAN installieren. Die Installation braucht eine Verbindung. Die Laufzeit beginnt normalerweise erst, wenn sich das Profil am Zielort in ein Netz einbucht, frühes Installieren kostet also nichts.
• Rechne aus, wie viel du brauchst, statt zu raten. Nur Termine mit Mail, Chat und Karten bleibt meist unter 1 GB am Tag. Mit Navigation und ein paar Videocalls sind es 1 bis 2 GB. Ein Laptop am Hotspot mit VPN und geteiltem Bildschirm liegt bei 3 bis 5 GB am Tag, nach oben offen. Die Aufschlüsselung pro App steht in wie viel Datenvolumen deine Apps wirklich verbrauchen.
• Trag die Support-Adresse des Anbieters bei dir, nicht die Handynummer eines Kollegen. Um drei Uhr nachts in einer anderen Zeitzone ist das der Unterschied zwischen einer Antwort und keiner.

Die Einstellungen, die vor dem Abflug gemacht werden

Fünf Minuten am Gate, und die halbe Liste der Probleme nach der Landung fällt weg.

• Daten-Roaming pro Leitung einstellen. In den Mobilfunkeinstellungen wird für jede Leitung einzeln entschieden. Auf der Leitung, die die Daten tragen soll, an. Auf der anderen aus. Diese eine Einstellung trennt den geplanten Betrag vom ungeplanten.
• Die richtige Leitung als Standard für mobile Daten festlegen, und das automatische Umschalten ausschalten, wenn das Gerät es anbietet. Sonst wandert der Datenverkehr zurück auf die Leitung, die teuer ist.
• Automatische Updates und Cloud-Sicherungen auf WLAN beschränken. Ein Systemupdate, das im Taxi startet, frisst ein Tagespaket.
• Benachrichtigungseinstellungen für die Reisezeit, damit ein Kalender in einer anderen Zeitzone nicht um vier Uhr morgens klingelt.

Der Laptop hängt am Telefon

Im Besprechungsraum eines Kunden gibt es kein Gast-WLAN, im Zug gibt es eines, dem man nichts anvertrauen will, und im Hotel gibt es eines, das um neunzehn Uhr zusammenbricht. Der persönliche Hotspot ist deshalb auf einer Dienstreise kein Notfallplan, sondern die normale Arbeitsverbindung.

• Den Hotspot einmal zu Hause testen, mit genau dem Laptop, der mitkommt, und mit dem VPN an. Ein Hotspot, der zum ersten Mal am Reisetag ausprobiert wird, ist keine Verbindung, sondern eine Hoffnung.
• Prüfen, ob der Tarif das Teilen der Verbindung erlaubt, und was dabei zu beachten ist: eSIM als Hotspot für Laptop und Tablet.
• Dem VPN sagen, was es nicht tunneln muss, sofern die IT das erlaubt. Microsoft empfiehlt für Teams ausdrücklich einen Split-Tunnel, damit der Echtzeitverkehr nicht durch das VPN geschleift wird (Microsoft Learn, Prepare your organization's network for Teams, Stand 26. Mai 2026). Das ist eine Entscheidung der IT-Abteilung, keine, die man unterwegs trifft.
• Große Dateien vorher herunterladen, nicht im Taxi. Und der Dateisynchronisierung sagen, dass sie auf getakteten Verbindungen pausiert.

Die Codes kommen weiter auf der Arbeitsnummer

Das ist der Punkt, an dem Leute sich selbst aussperren. Freigaben für das Portal, die Bank und die Reisebuchung kommen als SMS auf die gewohnte Nummer, und wer diese Leitung im Ausland ausschaltet, kommt an nichts mehr heran.

• Die Arbeitsleitung eingeschaltet lassen, mit ausgeschaltetem Daten-Roaming darauf. Sie empfängt weiter SMS und Anrufe, während die Daten woanders laufen. Ausführlich in Reise-eSIMs und SMS-Codes.
• Vor der Abreise auf eine App umstellen, wo es geht. Eine Authenticator-App funktioniert ohne Mobilfunknetz, eine SMS nicht.
• Wiederherstellungscodes ausdrucken für die Konten, an denen die ganze Reise hängt, und getrennt vom Telefon tragen.
• Prüfen, ob der Zugang aus dem Ausland überhaupt erlaubt ist. Manche Firmensysteme blocken fremde Länder, und das merkt man am besten vorher.

Strom, und warum er ins Handgepäck gehört

• Netzteil, Kabel und Reiseadapter für den Steckertyp am Ziel, inklusive eines Adapters für den Laptop, der oft einen anderen Stecker hat als das Telefon.
• Powerbanks gehören ins Handgepäck, nie ins aufgegebene Gepäck. Erlaubt sind üblicherweise zwei Stück bis 100 Wattstunden, sie müssen griffbereit bleiben statt im Gepäckfach über dem Sitz, und mehrere Fluggesellschaften verbieten inzwischen das Laden und Benutzen während des Fluges, darunter die Gesellschaften der Lufthansa Group (ADAC, 28. September 2026). Die Regeln haben sich 2026 mehrfach geändert, deshalb gilt die Seite der Fluggesellschaft, mit der du fliegst.
• Ein zweites Ladekabel, weil das erste im Konferenzraum liegen bleibt.

Offline, weil es im Meeting kein Netz gibt

• Offline-Karte der Stadt herunterladen, im WLAN vor dem Abflug. Google weist selbst darauf hin, das über WLAN zu tun, weil ein Kartengebiet je nach Ausschnitt bis zu 1,5 GB groß sein kann, und dass offline keine Echtzeit-Verkehrsdaten vorliegen (Google Maps-Hilfe, Gebiete herunterladen und offline navigieren, abgerufen am 29. September 2026).
• Präsentation, Angebot und Vertrag lokal speichern, nicht nur in der Cloud.
• Das Übersetzungspaket der Sprache laden, wenn Dokumente vor Ort gelesen werden müssen.
• Termine, Adressen und Telefonnummern in den Kalender schreiben, statt sie in einem Chatverlauf zu suchen, der ohne Daten nicht lädt.

Am Abend vor dem Flug, in fünf Minuten

• Bordkarten in der Wallet, beide Strecken.
• Telefon und Laptop voll, Powerbank voll.
• Datenpaket installiert, Daten-Roaming pro Leitung eingestellt.
• Offline-Karte und Unterlagen auf dem Gerät.
• Adresse des ersten Termins und eine Telefonnummer, die vor Ort funktioniert.
• Die Nummer der Notrufzentrale der Versicherung, auch auf Papier.

Nach der Rückkehr

• Belege einreichen, solange man noch weiß, welcher wozu gehört, einschließlich der Quittung für das Datenpaket.
• Reisetage und Zeiten festhalten, weil die Abrechnung sie braucht.
• Die Auslandsoption kündigen, wenn sie nur für diese Reise gebucht war. Das ist der Posten, der sonst still weiterläuft.
• Was gefehlt hat, in die Liste schreiben. Eine Checkliste, die nach jeder Reise um eine Zeile wächst, ist nach fünf Reisen die richtige.

Wie die Abrechnung im Einzelnen aussieht, welche Pauschale gilt und was steuerlich absetzbar ist, beantwortet die Buchhaltung oder der Steuerberater. Diese Liste endet dort bewusst.

Quellen: GKV-Spitzenverband, DVKA, "Elektronisches Verfahren zur Beantragung von A1-Bescheinigungen" (Pflicht zur elektronischen Antragstellung seit 1. Januar 2025, abgerufen am 29. September 2026). Microsoft Learn, "Prepare your organization's network for Teams" (Stand 26. Mai 2026) für die Empfehlung zum Split-Tunnel-VPN. ADAC, "Powerbanks im Flugzeug" (28. September 2026) für die Regeln zu externen Akkus im Handgepäck. Google Maps-Hilfe, "Gebiete herunterladen und offline navigieren" (abgerufen am 29. September 2026) für die Größe eines Kartengebiets und die fehlenden Verkehrsdaten offline. Die Angaben zum Tagesverbrauch sind aus den empfohlenen Bitraten der Hersteller auf einen Arbeitstag hochgerechnet, nicht gemessen. Sozialversicherungs-, steuer- und arbeitsrechtliche Fragen beantwortet der Arbeitgeber oder sein Berater, nicht dieser Text.

Kurze Antworten

Brauche ich für einen einzigen Tag im EU-Ausland wirklich eine A1-Bescheinigung?

Die Pflicht gilt auch für kurze und eintägige Dienstreisen in EU-Staaten, den EWR und die Schweiz, und beantragt wird sie vom Arbeitgeber, elektronisch. Ob sie für deine konkrete Reise vorliegt, weiß die Personalabteilung. Frag nach, statt es anzunehmen.

Was mache ich zuerst, wenn ich ohne Verbindung gelandet bin?

Flugmodus an und wieder aus, dann in den Mobilfunkeinstellungen prüfen, welche Leitung für mobile Daten ausgewählt ist und ob das Daten-Roaming genau auf dieser Leitung eingeschaltet ist. Das sind die beiden Schalter, an denen es fast immer liegt. Wenn danach noch nichts geht, hilft Daten-Roaming an, aber kein Internet.

Reicht das Hotel-WLAN für einen Arbeitstag?

Für Mail und Dateien meistens, für einen Videocall am Abend oft nicht, und für vertrauliche Unterlagen ist es ein fremdes Netz. Plan den Hotspot des Telefons als normale Arbeitsverbindung ein und das Hotel-WLAN als das, was große Downloads über Nacht erledigt.