Roaming-Kosten senken: die vier Posten auf der Mobilfunkrechnung, und was jeder Hebel bringt

Fast keine Firma kann sagen, was Roaming sie im Jahr kostet, und das liegt nicht an der Buchhaltung: die Kosten entstehen in vier verschiedenen Formen, stehen an vier verschiedenen Stellen der Rechnung, und für keine dieser Stellen ist dieselbe Person zuständig. Die Reisen kennt das Sekretariat, die Rechnung kennt das Controlling, den Vertrag kennt die IT, und der Betrag, über den sich jemand geärgert hat, stand auf einer Seite, die keiner von den drei liest. Die Zahl, die man braucht, ist unspektakulär und einzeln: Kosten pro Reisendem und Reise. Sie steckt in den eigenen Rechnungen der letzten zwölf Monate, und wenn sie einmal auf dem Tisch liegt, wird jede Entscheidung über Roaming zu einer Rechenaufgabe statt zu einer Meinung.

Diese Seite sagt nicht, was zu kaufen ist. Sie sagt, wie man herausfindet, was man heute zahlt, und genau dieser Teil fehlt meistens, wenn jemand eine Änderung vorschlägt. Welche vier Wege es überhaupt gibt, eine Dienstreise mit Daten zu versorgen, steht in Firmenhandy im Ausland. Hier geht es nur um die Kosten des Wegs, auf dem die Firma gerade ist.

Warum die Zahl heute niemand kennt

Drei ganz normale Dinge verstecken sie.

Die Kosten sind auf mehrere Töpfe verteilt. Ein Reisepass auf der Mobilfunkrechnung, eine SIM-Karte vom Flughafen in der Reisekostenabrechnung, ein selbst gekauftes Datenpaket als Beleg ohne Kategorie. Derselbe Anlass landet in drei Systemen, die nie addiert werden.

Die Kosten sind überwiegend klein. Neun von zehn Beträgen sind in der Größenordnung, bei der niemand nachfragt. Sichtbar werden sie nur in der Summe, und die Summe zu bilden ist Arbeit, für die es keinen Zuständigen gibt.

Und die Kosten werden pro Karte abgerechnet, nicht pro Reise. Eine Mobilfunkrechnung ist nach SIM und nach Monat sortiert, weil ein Vertrag so aussieht. Eine Dienstreise ist nach Person und nach Reise sortiert. Nichts auf der Rechnung sagt, dass zwei Posten im März zur selben Reise nach Dubai gehörten.

Schritt 1: zwölf Monatsrechnungen holen, nicht drei

Dienstreisen sind saisonal. Ein Quartal mit einer Messe darin oder ein Quartal mit den Sommerferien darin liefert eine Zahl, mit der man nicht planen kann.

Verlangt vom Ansprechpartner die detaillierte Rechnung mit Einzelverbindungsnachweis, nicht die Übersichtsseite. Vier Dinge braucht man aus jeder Rechnung, und sie stehen in jedem Rechnungsformat an einer anderen Stelle mit einer anderen Bezeichnung, bei allen drei Netzbetreibern:

• die wiederkehrenden Posten pro Karte, also der Block mit Grundpreisen und gebuchten Optionen. Hier steht eine monatliche Auslandsoption, Monat für Monat, gereist oder nicht;
• die einmaligen Posten, hier stehen Tages- und Reisepässe;
• die Nutzung außerhalb des Inklusivvolumens, also die Abrechnung pro Megabyte oder pro Tag, wenn keine Option gebucht war. Auf Geschäftskundenrechnungen steht sie meist in einem eigenen Abschnitt für Auslandsnutzung;
• die Kartennummer oder Kostenstelle, damit ein Posten einer Person zugeordnet werden kann.

Wie die Blöcke genau heißen, hängt vom Rechnungsformat und von der Vertragsgeneration ab. Maßgeblich ist immer die Preisliste zum eigenen Vertrag, nicht die öffentliche Seite des Anbieters: bei einem Rahmenvertrag stehen dort andere Zahlen.

Dazu nimmt man dieselben zwölf Monate aus der Reisekostenabrechnung, gefiltert auf alles, was nach Telekommunikation aussieht: SIM-Karten, Hotel-WLAN, selbst gekaufte Datenpakete. Dieser Stapel ist meistens dünn und immer lehrreich, weil er zeigt, wo ein Reisender einen Prozess umgangen hat, der für ihn nicht funktioniert hat.

Schritt 2: jeden Posten in einen von vier Eimern legen

Vier Eimer, weil jeder eine andere Ursache hat und auf einen anderen Hebel reagiert. Sie zusammenzuwerfen ist der Grund, warum die Summe unveränderbar aussieht.

Zwei Regeln, damit die Übung ehrlich bleibt.

Posten 4 kommt aus Posten 2 heraus, nicht dazu. Eine Schockrechnung ist Nutzung außerhalb des Pakets. Man trennt sie heraus, damit sie sich nicht über den Durchschnitt verteilt und normale Reisen teuer aussehen lässt. Die Schwelle legt man vorher fest, zum Beispiel jede Reise mit mehr als 150 Euro, und wendet sie dann konsequent an.

Posten 3 zählt man in Monaten, nicht in Euro. Für jede Karte mit einer Daueroption schreibt man auf, in wie vielen Monaten diese Person das Land tatsächlich verlassen hat. Diese Spalte ist das Ergebnis der ganzen Auswertung.

Schritt 3: Reisende und Reisen zählen

Reisende ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern die Zahl der Personen, die in zwölf Monaten dienstlich im Ausland waren. Eine Firma mit vierzig Leuten hat oft zwölf.

Reisen ist die Zahl der einzelnen Fahrten außerhalb der Zone, die der Vertrag ohne Zusatzkosten abdeckt. Bei zentraler Buchung steht das im Buchungssystem. Ohne zentrale Buchung steht es in der Reisekostenabrechnung, denn eine Reise ohne Reisekostenabrechnung hat mit hoher Wahrscheinlichkeit auch kein Roaming erzeugt. Eine Reise mit zwei Ländern zählt als eine Reise, die Länder notiert man daneben.

Und dabei gleich die Nächte pro Reise mitschreiben. Die Tagespässe skalieren mit Nächten, und ob der Schnitt bei vier oder bei neun Nächten liegt, entscheidet darüber, welche Option gewinnt. Was vor dem Abflug außerdem erledigt sein sollte, steht in der Checkliste für die Dienstreise ins Ausland.

Schritt 4: teilen

Roaming-Kosten gesamt (Posten 1 bis 4)  /  Reisen  =  Kosten pro Reisendem und Reise

Dazu dieselbe Summe geteilt durch die Reisenden, also was es kostet, eine reisende Person ein Jahr lang auszustatten, und die vier Teilsummen, denn dort sitzen die Hebel. Alles andere ist Dekoration.

Das Rechenbeispiel, mit offenen Annahmen

Die Zahlen sind rund und erfunden, damit man die Rechnung nachvollziehen und mit eigenen Werten wiederholen kann. Es sind nicht unsere Preise und auch nicht die Preise eines Anbieters. Alle Beträge in Euro.

Annahmen

• Eine Firma mit 40 Mitarbeitern, davon 12 Reisende.
• 60 Reisen in zwölf Monaten in Länder außerhalb der vom Vertrag abgedeckten Zone, im Schnitt 4 Nächte.
• Für 35 dieser 60 Reisen wurde ein Paket gebucht, zu 10 Euro pro Tag für 4 Tage.
• 25 Reisen liefen ohne Paket und erzeugten im Schnitt 24 Euro Nutzung außerhalb des Pakets.
• 6 Karten tragen eine monatliche Auslandsoption zu 12,50 Euro, das ganze Jahr.
• Von diesen 6 Personen reisen 2 in den meisten Monaten, 4 waren zweimal im Jahr weg.
• 2 Rechnungen im Jahr enthielten einen großen Einmalbetrag: 400 und 300.

Die Rechnung

Was dabei herauskommt

• Kosten pro Reisendem und Reise: 3.600 / 60 = 60 Euro.
• Kosten pro reisender Person und Jahr: 3.600 / 12 = 300 Euro.
• Reisen pro Reisendem und Jahr: 60 / 12 = 5.

Und der Befund, der erst auftaucht, wenn Posten 3 in Monaten gezählt wird

Die 4 Personen, die zweimal gereist sind, haben die Option zwölf Monate lang bezahlt: 4 x 12 x 12,50 = 600 Euro. Auf die Monate, in denen sie wirklich weg waren, fallen 4 x 2 x 12,50 = 100 Euro. Die übrigen 500 Euro haben nichts gekauft. Das ist der klarste vermeidbare Betrag im Beispiel, er steckt in einem wiederkehrenden Posten, den niemand je bewusst behalten hat, und in jeder Auswertung, die Roaming als eine Zahl zeigt, ist er unsichtbar.

Diese sechs Zeilen mit den eigenen Rechnungen nachgerechnet, und man hat eine bessere Roaming-Auswertung als die meisten Firmen dieser Größe.

Was jeder Hebel wirklich bringt

Die vier Posten reagieren nicht auf dasselbe. Sie als ein Problem zu behandeln ist der Grund, warum solche Vorhaben stecken bleiben.

Posten 1 reagiert darauf, einmal die richtige Größe zu kaufen statt täglich nachzulegen. Vodafone listet das ReisePaket Data für Geschäftskunden "ab 5 € netto" mit Laufzeiten von 24 Stunden, 7 Tagen oder 31 Tagen für die Ländergruppen 1 bis 4, dazu das Business Reisepaket mit "15 oder 30 € netto" je Ländergruppe für einen Rechnungsmonat (Vodafone, Roaming und Auslandstarife für Geschäftskunden, gelesen am 30. September 2026, kein Stand auf der Seite). Der Hebel ist die Laufzeit: für zwei Nächte ist ein Tagespaket richtig, für neun Nächte selten, und für zwei gemeinsam reisende Kollegen rechnet man es pro Karte.

Posten 2 reagiert auf eine Einstellung und einen Satz in der Reiserichtlinie. Die Einstellung ist Daten-Roaming, aus auf der Firmenleitung, solange keine Option gebucht ist, einzeln pro Leitung im Telefon. Der Satz ist, welche Länderzone der eigene Vertrag abdeckt, aufgeschrieben da, wo Reisende ihn sehen, denn "Roaming inklusive" und "Roaming in Europa inklusive" liest jemand beim Kofferpacken um Mitternacht gleich. Was diesen Posten teuer macht, ist der Standardpreis ohne Option: die Telekom weist für die alte Option Weltweit in Ländergruppe 1 "0,42 € / 50 KB (8,60 €/ MB) zzgl. 0,41 € / Tag" aus, ausdrücklich als Nettopreis (Telekom Geschäftskunden, Telefonieren und surfen im Ausland, gelesen am 30. September 2026, Länderliste mit "Stand: 03.09.2026"). Acht Euro sechzig pro Megabyte ist kein Tippfehler, und ein Laptop am Hotspot verbraucht sehr viele Megabyte.

Posten 3 reagiert ausschließlich auf die Monatsspalte. Für die zwei Personen, die in den meisten Monaten reisen, ist eine Daueroption oft das Günstigste, was es gibt: die Telekom nennt Travel Mobil Basic und Travel Mobil Basic World "Für 12,56 € bzw. 25,17 € pro Monat" mit 5 GB, Travel Mobil und Travel Mobil World "Für 41,97 € bzw. 99,95 € pro Monat" (dieselbe Seite, gelesen am 30. September 2026). Vodafone listet die World Flat "ab 59,95 € netto/Monat" (dieselbe Vodafone-Seite). o2 Business nennt Roaming World Select mit 25 Euro pro Monat und 3 GB sowie World Select Starter mit 10 Euro pro Monat und 500 MB, mit dem Hinweis "Preise in € bzw. €/Min. bzw. €/SMS bzw. €/MB exkl. MwSt." (o2 Business, Unterwegs im Ausland, gelesen am 30. September 2026; einzelne Optionen dort mit "Stand: 12.10.2020" und "Stand: 07.04.2022"). Für die vier Personen, die zweimal im Jahr fliegen, ist dieselbe Option ein Abonnement für zehn leere Monate. Für genau diesen Fall gibt es bei o2 die nutzungsbasierten Optionen Daten Roaming World Select Flex und Rest of World Flex nach dem Prinzip "Pay What You Use" (dieselbe o2-Seite). Dieser Hebel verlangt von keinem Reisenden eine Verhaltensänderung, deshalb zieht man ihn zuerst.

Posten 4 reagiert überhaupt nicht auf den Preis. Er reagiert auf eine Grenze, die vor den Kosten existiert. Ein günstigerer Megabyte-Preis auf einen Laptop, der nachts synchronisiert, ist weiter ein Betrag, den niemand genehmigt hat. Was Posten 4 verändert, ist eine Regel, die im Moment des Kaufs ablehnt, oder ein im Voraus gekauftes Paket mit festem Betrag, damit die Obergrenze vor der Reise bekannt ist und nicht danach.

Was ein Firmenkonto bei uns daran ändert

Der Vollständigkeit halber, weil beim Vergleich mit den vier Posten oben die Form mehr zählt als der Preis.

Die Firma zahlt, der Mitarbeiter nutzt. Gekauft wird in der Wigoo-App auf dem eigenen Telefon, die eSIM gehört dem Mitarbeiter, die Rechnung geht an die Firma. Eine eSIM wird auf einem Telefon installiert. Angemeldet wird sich mit der Arbeits-E-Mail und einem sechsstelligen Code, auf einer verifizierten Firmendomain oder einer hinterlegten Adresse, und diese Verifizierung gilt neunzig Tage.

Die Firma setzt Regeln, die der Server bei jedem Kauf prüft. Ein monatliches Limit pro Person, ein Limit pro Kauf, das größte erlaubte Paket, welche Ziele die Firma bezahlt, und ob Aufladungen mitbezahlt werden. Ein Kauf außerhalb der Regeln wird abgelehnt, mit dem Grund in der App vor dem Knopf statt auf der Rechnung im Folgemonat, und der Mitarbeiter kann ihn trotzdem mit seiner eigenen Karte tätigen. Das ist der Mechanismus, der auf Posten 4 wirkt.

Die Firma sieht Ausgaben, Ziele und wer. Sie sieht nicht, was der Mitarbeiter im Netz macht, und sie sieht bewusst nicht seinen Datenverbrauch. Die Ausgaben lassen sich als CSV exportieren.

Drei Grenzen, die man kennen sollte, bevor man damit plant. Es gibt nur Prepaid-Guthaben und noch keine Rechnungen. Ein Firmenkonto wird von uns eröffnet, nicht per Selbstregistrierung. Und unsere Tarife sind reine Datentarife: keine Rufnummer, keine Telefonie, keine SMS. Die eigene Leitung bleibt im Telefon, damit die Arbeitsnummer und die Bestätigungscodes per SMS weiter funktionieren, und das ist genau der Teil, um den sich Leute Sorgen machen und der sich nicht ändert.

Was ein Paket für die Ziele kostet, zu denen eure Leute wirklich fliegen, ist ein Gespräch und keine Tabelle: schreibt uns, wohin gereist wird.

Quellen: Telekom Geschäftskunden, "Telefonieren und surfen im Ausland", gelesen am 30. September 2026, zitiert für die Monatspreise von Travel Mobil Basic und Travel Mobil sowie für den Standardpreis pro Megabyte der Option Weltweit in Ländergruppe 1; die Länderliste dieser Seite trägt den Stand 03.09.2026. Vodafone, "Roaming und Auslandstarife für Geschäftskunden", gelesen am 30. September 2026, ohne Stand auf der Seite, zitiert für ReisePaket Data, Business Reisepaket und World Flat, alle Preise dort als netto ausgewiesen. o2 Business, "Unterwegs im Ausland", gelesen am 30. September 2026, zitiert für Roaming World Select, World Select Starter und die Flex-Optionen, mit dem Hinweis auf Preise exklusive Mehrwertsteuer und mit Standangaben von 2020 und 2022 bei einzelnen Optionen. Preise, Datenmengen und Länderzonen unterscheiden sich nach Land, Rahmenvertrag, Tarifgeneration und Datum, und Geschäftskundenpreise sind in der Regel netto, Privatkundenpreise brutto: vergleichbar wird es erst gegen die Preisliste zum eigenen Vertrag. Alle Zahlen im Rechenbeispiel sind illustrativ und gerundet, keine Preise von Wigoo und keine Messung.

Kurze Antworten

Wir erfassen Reisen nirgends. Woher nehme ich die Zahl der Reisen?

Aus der Reisekostenabrechnung. Eine Auslandsreise ohne Reisekostenabrechnung hat mit hoher Wahrscheinlichkeit auch kein Roaming erzeugt, die Abrechnungen liefern also eine Zahl, die in die unkritische Richtung falsch ist. Bei zentraler Buchung sind die Flugbuchungen besser, und für ein einzelnes Team funktionieren notfalls die Kalender. Gebraucht wird die Größenordnung: ob es 60 oder 65 Reisen waren, ändert keine Entscheidung, ob es 60 oder 200 waren, ändert alle.

Welchen Posten packt man zuerst an?

Die Daueroptionen in den Monaten, in denen niemand gereist ist. Das ist der einzige Hebel, für den kein Reisender etwas anders machen muss: man kündigt einen wiederkehrenden Posten für die Personen, deren Monatsspalte zwei sagt, behält ihn für die Personen, deren Spalte zehn sagt, und sonst bleibt alles wie es ist. Danach kommt die Nutzung außerhalb des Pakets, denn das ist eine Einstellung pro Leitung.

Heißt ein Firmenkonto, dass die Arbeitsnummer im Ausland aus bleibt?

Nein, und das wäre auch keine gute Idee. Unsere Tarife sind reine Datentarife, ohne Rufnummer, ohne Telefonie, ohne SMS. Die eigene Leitung bleibt im Telefon, damit die Arbeitsnummer erreichbar bleibt und die Bestätigungscodes per SMS ankommen. Auf das Reiseprofil wandern nur die Daten, also genau der Teil, der die Posten erzeugt hat, die man gerade gezählt hat.